O processo de gestão de frotas pode ajudar, e muito, na redução de custos de uma empresa. Controlar os procedimentos dentro da frota é fundamental para mapear custos, ter mais influência dentro dos processos administrativos e mais precisão no momento de reunir informações ou controlar custos.
Existem várias formas de monitorar despesas dentro de uma empresa. É importante que os setores conversem e sejam dinâmicos com as informações passadas entre eles já que, na maior parte das vezes, o setor mais impactado pelos outros campos é o financeiro, sempre querendo reduzir custos.
Sim, gerir frotas pode ser um grande desafio, especialmente se ainda não há uma política de frotas dentro da empresa, mas, apesar disso, não é impossível. Justamente por isso, quando se é decidido elaborar algum documento para a frota, seja de conduta um algum regulamento, o profissional que o fará deve ser muito cauteloso e buscar informações para ajudar nesse processo.
Nem só de planos se faz uma gestão
Obviamente a parte mais fundamental e importante é o plano em si, mas uma gestão eficiente não se faz apenas de ideias e projeções. É essencial não se esquecer de que uma frota é movida por pessoas e, muitas vezes, as pessoas erram. Os erros não são exatamente o problema, eles representam uma certa dor de cabeça e algumas correções, de fato, mas, já que falamos de uma série de pessoas, existe a possibilidade de uma série de erros, aí está o problema.
Falhas humanas são comuns e possuem certa participação em resultados de balanços finais ou no momento de prestar contas. Isso isso costuma acontecer quando a organização de custos da frota é realizada manualmente: desde o controle de combustível, feito no caderno pelo condutor, até o relatório de custos final, elaborado em uma planilha, alimentada manualmente pelo gestor.
Veja bem, essa não é uma prática errada, mas também não é ideal e pode acarretar uma série de pequenos problemas ou custos que, no final do ano, somam uma quantidade razoável e poderiam ter sido melhor monitorados e controlados no decorrer do ano.
Como melhorar?
A primeira coisa a ser feita em uma situação de desorganização é organizar. Organize, primeiramente, a forma como as coisas estão sendo controladas, seja em planilhas ou cadernos, reúna as informações que já existem. Depois disso é necessário estudar essas informações, retirar tudo aquilo que é importante e organizá-las em planilhas e documentos. Apesar de ser uma forma obsoleta, nesse momento, será a única maneira viável para reunir e guardar esses dados.
Depois dessa organização geral de despesas é fundamental que o gestor conheça melhor a frota e os condutores, dessa forma é possível elaborar uma política de frotas que seja compatível com o que a empresa possui. Este é o próximo passo: elaborar uma política de frotas.
O que pode ajudar?
A forma como o gestor definirá os critérios da frota e se alinhará com o financeiro, determina muito sobre o rumo da política de frotas e a forma de trabalho que os condutores passarão a ter. Mas é necessário ir além dos já ditos controles obsoletos.
Para uma frota ter mais autonomia, otimização em nos custos dos processos e melhor desempenho é preciso ter um bom controle de custos e saber tudo sobre a saúde dos veículos. Os softwares de autogestão a melhor maneira de ter um controle adequado.
Essa plataforma possibilita várias acesso rápido a várias informações como: CNH dos motoristas, controle de manutenção, multas, rastreamento de veículos em tempo real (telemetria) e, até mesmo, alertas quando os motoristas saem da rota pré determinada.
Reduzir os custos e ter um controle ideal sobre a frota pode parecer difícil, mas a organização e um bom software podem ser muito mais úteis do que é possível listar. Controlar de forma eficiente pode representar uma redução expressiva de gastos desnecessários ou palpáveis à empresa.
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