Realizar o controle de entrada e saída de veículos é tão fundamental quanto ter uma gestão que se preocupa em otimizar os processos e custos das frotas. No momento em que um veículo sai da empresa, por exemplo, tanto o motorista, quando o carro, estão sujeitos a desgastes e danos.
São múltiplas as variáveis que devem ser levadas em consideração, e é justamente o que sempre destacamos por aqui: a importância de se realizar uma boa gestão de frotas e a forma como esse trabalho pode melhorar e otimizar os processos logísticos das empresas.
Antes de mais nada, a gestão da frota em si, é fundamental para garantir qualidade, e eficiência aos processos e fluxos de operação da frota. Isso engloba desde as manutenções, que garantem segurança aos motoristas, até os processos logísticos, que garantem uma prestação de serviço de qualidade.
O que é?
Consiste no monitoramento do uso diário dos veículos da frota. Independe da aplicabilidade, manual ou automatiza, o controle e saída de veículos visa manter os automóveis em bom estado e, principalmente, monitorar de forma eficiente a rodagem dos veículos.
Independente da quantidade de veículos ou do tamanho da empresa, o administrador deve utilizar ferramentas de controle para compreender a rodagem dos veículos e acompanhar as operações, desde o momento que o automóvel sai da empresa até seu retorno. Aqui, então, passamos a falar especificamente sobre o controle de entrada e saída de veículos e como fazê-lo de forma eficaz.
Vantagens de um sistema de gestão para essa tarefa
Nem sempre os profissionais envolvidos com a frota encontram alternativas viáveis para gerenciar a frota. Muitas vezes o responsável pela gestão acaba se atendo as formas mais tradicionais de controle como cadernos preenchidos pelos motoristas ou até mesmo planilhas no excel.
Essas formas de controle, que hoje já podemos considerar obsoletas, podem apresentar algumas características nada favoráveis à gestão: erros e despesas. Separamos, aqui, cinco motivos do porquê as empresas devem contratar esse serviço.
Disponibilidade da frota
Um controle mais eficiente leva a uma melhora na disponibilidade dos veículos. Os automóveis não se multiplicarão, obviamente, mas a organização dos motoristas com relação a disponibilidade dos veículos torna mais viável a operação.
Integração e automatização dos processos
O software pode proporcionar maior integração entre as áreas, isso porque as informações ficam mais dinâmicas e acessíveis a todos os setores. Quando um motorista cadastrar um abastecimento, por exemplo, o financeiro já saberá deste custo.
Menos erros
Erros são inevitáveis, ainda mais quando falamos sobre pessoas alimentando uma base de dados, como o caso dos motoristas que precisam preencher planilhas em cadernos e passar para o gestor. Esses são os clássicos casos que provocam divergências no balanço do fim do mês.
Redução de custos
A redução de custos é, com certeza, um dos pontos positivos mais relevantes da gestão de frotas. Ter controle da frota e dos custos da frota em tempo real pode gerar uma redução significativa dos custos.
Nesse post aqui, falamos sobre relatórios personalizados e a forma como um software pode ajudar nessa questão.
“Cada empresa é uma, cada colaborador é um, cada veículo e planejamento inserido dentro de cada companhia é único também. Compreender essa singularidade que existe dentro de um mesmo nicho é fundamental. Nem sempre os protocolos padrões proporcionam as etapas necessárias para entender determinado custo, dentro daquela determinada frota, por exemplo.”
Carrorama
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