Além de não serem boas correspondências, muito menos um bom sinal para o gerenciamento de uma frota, as multas podem representar um valor significado ao fluxo de caixa das empresas. Principalmente quando se trata de companhias que possuem grandes frotas, com muitos veículos; são diversos motoristas, turnos diferentes e vários carros, chega a parecer incontrolável.
Apesar disso, ter uma boa gestão de multas dentro do monitoramento de frotas pode proporcionar mais controle e, consequentemente, uma possível economia. Além de toda a administração burocrática, existem algumas posturas que o gestor pode ter nesse momento para auxiliar a todos.
Antes de começarmos o conteúdo passo a passo, vamos compreender um pouco mais o que é, como funciona e quais os benefícios que a prática de gestão de multas pode proporcionar às frotas.
O que é gestão de multas?
Uma estratégia que se utiliza de várias ações para ajudar a minimizar o número de infrações das frotas, além de zelar estritamente por todos os processos que abrangem essa área: abertura de recursos, indicação de condutores, pagamentos e consulta de CNH.
Possuindo uma estratégia ampla, essa área de gestão de frotas possibilita controlar de forma eficiente uma parte do departamento, dessa forma é possível controlar de maneira mais habilidosa o todo que compõe a logística de operações: é a área responsável, também, por não deixar as possíveis dores de cabeça da frota afetarem os clientes finais.
Controle de motoristas
O primeiro passo para ter uma boa gestão é, sem dúvidas, ter um bom controle de veículos e condutores. Ter uma relação clara de carros e motoristas é fundamental para uma frota ser bem organizada e administrada. Para isso, o gestor deve sempre estar atento a alimentação das informações e se apoiar em um bom software de gestão. Essa é a única forma de ter total controle e saber, a todo momento, qual motorista estava dirigindo determinado veículo no momento da infração.
Pagamento e indicação de condutores
Depois de saber qual motorista estava dirigindo no momento da multa, é necessário fazer a indicação do condutor dentro do período permitido. Caso essa indicação não seja feita, a empresa terá que arcar com o dobro do valor original da multa. Por exemplo, uma infração que tenha sido prevista por lei com o valor de R$100 se tornará R$200.
Agora um ponto interessante que pouco se fala: caso todo esse procedimento tenha sido realizado corretamente e a empresa disponibilizar do dinheiro para pagar multas antes do vencimento, o valor pode ter um desconto de 40%. Isso pode ser feito através de um aplicativo para celular.
Um potencial problema às empresas no momento do pagamento das infrações é a Não Indicação do Condutor (NIC). Conforme os parágrafos 7º e 8º do art. 257 do CTB – Código de Trânsito Brasileiro, depois da autuação, a empresa tem 15 dias para identificar quem é o real infrator. Quando não há a gestão de multas, é possível que a empresa não venha a descobrir o responsável pela infração após a notificação, isso representa um aumento no valor a ser pago.
Como um software pode ajudar?
Através da plataforma de autogestão, é possível receber alertas de excesso de velocidade em tempo real, o que permite alertar os motoristas antes que eles sejam multados, por exemplo.
Além disso, o sistema permite que os gestores avaliem de forma mais específica o comportamento dos condutores, isso graças aos módulos mais aprimorados e eficazes. Assim é possível que o gestor avalie o comportamento dos condutores e faça uma análise dos motoristas mais propensos a sofrerem infrações.
Um sistema de autogestão é maneira mais eficiente de controlar e evitar a ocorrências de multas. Entretanto, para que isso aconteça, é necessário que a solução possua funcionalidades que sejam de fato viáveis à empresa e a estratégia de gestão. Existem alguns pré-requisitos que devem ser analisados no momento de cogitar um software.
· Gestão de manutenção;
É fundamental que um software de gestão faça o monitoramento de manutenções, sejam elas preventivas ou corretivas. Esse controle facilita a organização de custos e previne gastos inesperados devido ao desgaste dos veículos.
· Dados centralizados;
Para que tudo fique organizado e de fácil acesso ao gestor, os dados precisam estar concentrados em um só lugar. Essas informações vão desde CNH’s dos condutores até as informações de abastecimentos e paradas, por exemplo, tudo isso deve estar em uma plataforma.
· Acesso remoto;
De nada adianta contratar um software de autogestão se o acesso remoto não for viável. Os condutores e administradores precisam ter acesso às informações e possibilidade de acrescentar dados ao sistema onde quer que estejam, assim nenhum dado fica sem ser computado.
· Interface intuitiva;
Existem várias pessoas que precisarão acessar o software, ter uma interface simples e intuitiva previne erros e complicações. Uma plataforma difícil de navegar implica em erros nas informações inseridas e, consequentemente, erro nos relatórios finais.
· Suporte técnico eficiente;
É fato, dúvidas e bugs acontecem e, já que isso é inevitável, um bom suporte técnico é primordial para esses momentos. Profissionais que estejam a postos para resolver essas questões fazem toda diferença no desempenho da gestão.
· Módulos que atendam as necessidades da empresa.
Antes de querer contratar qualquer serviço é preciso entender quais são as necessidades da empresa. Por exemplo, se você só deseja fazer o controle de abastecimentos, multas e manutenções, não há necessidade em contratar um plano que tenha o módulo de telemetria, isso gera um custo a mais e sem aproveitamento algum
Conscientização e bonificação
Já que evitar multas e controlar 100% das atitudes dos condutores no trânsito pode ser complicado, uma postura também pode ser tomada pelo gestor. Conscientizar os condutores é de suma importância, além de proporcionar mais segurança para os motoristas, pode representar menos custos para a empresa.
Ações motivadoras também estimulam. Além da conscientização, bonificações ou premiações podem ser atribuídas aos motoristas que tiverem poucas ou nenhuma multa dentro de um determinado período, por exemplo. Assim é possível incentivar um cuidado maior no trânsito, evitando infrações e custos.
Por fim, é importante que o gestor sempre esteja atento a sua frota e seus condutores. Além dessa atenção, um bom planejamento de gestão, um software que auxilie de forma significativa (como já mencionamos) e um gestor comprometido, não somente com a verba disponível, mas também com seus colaboradores, pode fazer toda a diferença nesse controle.
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